Guía para maximizar su Feria Comercial

Si su intención es de convertirse en un expositor de una Feria Comercial, o si desea visitar alguna Feria Comercial, Mercatrade.com ha recopilado para su uso, esta guía muy útil para que tenga la mejor experiencia en Ferias Comerciales.

Publicidad

El ser un expositor en una Feria Comercial está lejos de ser una decisión neutral desde un punto de vista financiero; usted desea obtener la mejor ganancia de su inversión.

Publique en Mercatrade.com a qué Feria Comercial usted asistirá y en qué fecha.

Contacte a sus clientes de antemano para hacerles saber a cuál Feria Comercial asistirá, de manera que tendrán tiempo de organizar una visita a su stand. Invíteles a citarse con usted, de manera que puedan ponerse de acuerdo en las actividades a realizar en su Feria Comercial.

A la misma vez, usted puede lanzar un correo electrónico y una campaña por correo regular a una audiencia fijada en los alrededores del local, para mantener informados a los  nuevos prospectos.

En cualquiera de los casos, asegúrese de que su audiencia consiga todos los detalles para encontrar el evento y  la dirección de su stand con facilidad.

Presupuesto

Si usted es un expositor, debe tomar en cuenta la dirección del evento, el tamaño de los stands que necesita, el tamaño del equipo, cuánto está dispuesto a pagar  por el diseño de su stand, los planes para el hospedaje en un hotel y otros.

Asegúrese de justificar sus opciones, por ejemplo: está probado de que un pequeño stand con un equipo de ventas grande, no es efectivo.

Como buen gerente de negocios, usted debe comparar estos costos con sus expectativas, en términos de realizar una  inversión antes de decidir si quiere o no invertir en un evento.

Si usted decide visitar una Feria Comercial  de manera que pueda conocer los surtidores, revise las necesidades de su inventario y saque un presupuesto antes de ir al evento. Las Ferias Comerciales son regularmente una gran oportunidad de abaratar los costos, agrupando las órdenes y siendo beneficiado de descuentos especiales ofrecidos por los vendedores, específicamente para dicho evento.

Diseño de su stand

Su stand debe ser atractivo a sus visitas. Llame la atención de su visita para que se detenga y entre a su stand.
El análisis de mercadeo demuestra que el ojo del ser humano es atraído primeramente por la parte superior de cualquier visualizador. Es aquí donde nace una pregunta, una declaración que crea curiosidad al visitante. Luego, puede utilizar las otras partes del visualizador para proveer más información acerca de su compañía, sus productos o servicios.

No obstante, no sobrecargue su stand con demasiadas fotos y textos que puedan difuminar los mensajes principales. Mantenga su stand sencillo y directo al punto.

Calcule el tamaño de su stand

No hay una fórmula secreta para calcular el tamaño de su stand, pero las siguientes recomendaciones pueden ayudarle:

• Su stand debe tener suficiente espacio para que sus prospectos puedan sentarse alrededor de una mesa como una bienvenida.
• Asegúrese de que su stand esté diseñado de manera que su visita pueda tener suficiente espacio para entrar al stand, en lugar de quedarse en los pasillos.
• Cualquier miembro del equipo debe tener un área designado en donde pueda conversar con los prospectos en una manera cómoda. Los stands que se encuentren sobre cargados con el equipo de trabajo, no atraerán visitas.
• Calcule el tamaño de su stand y de su equipo de trabajo, de acuerdo a la cantidad de visitas esperada.

Volantes e información de la compañía

Prepare suficientes volantes, tarjetas de negocio y documentos de la compañía para darle a los prospectos.
Idealmente, desearía tener volantes que estén disponibles para sus visitas, además de informaciones detalladas y catálogos que serán distribuidos únicamente  a prospectos que han sido calificados.

Coloque primeramente las volantes para que sean accesibles a cualquier persona dentro de su stand (usted desea que pasen adelante). Esconda los catálogos y la documentación más cara para que sean entregados a sus clientes en potencia, después de haber recibido una presentación detallada de parte del vendedor.

Usted puede calcular el volumen de la documentación requerida por las visitas esperadas al evento. Esta información  es llegada de antemano por el gerente de la Feria Comercial.

Metas

¿Cuáles son los objetivos esperados de una Feria Comercial? Esta es la pregunta principal que se debe hacer antes de decidir a asistir a una Feria Comercial, ya sea como expositor o como visitante. Tener sus metas aclaradas le ayudará a medir la efectividad de su campaña de Feria Comercial y le dará un mejor antecedente para decidir si asistir a este evento o a un evento similar en el futuro.

Habitaciones de hotel

La logística es muy importante al asistir a una Feria Comercial. Son varios los parámetros que lo conducen a escoger un hotel durante su permanencia en la Feria Comercial. Usualmente los organizadores del la Feria Comercial negocian tarifas promocionales con hoteles de la localidad. Pregúntele al administrador del evento acerca de la lista de hoteles y no dude en hacer reservaciones por adelantado.

• Si usted es un expositor, deberá tener a su disposición una sala de reuniones para conversar con sus clientes en una atmósfera más privada. Asegúrese de que el hotel que haya elegido, cuente con una de éstas, además que le provean el servicio de catering/banquete para su calidad.
• Atender una Feria Comercial es agotador. Elija establecimientos que hagan que las cosas le resulten sencillas durante el evento; los privilegios de los alrededores y servicios de transporte durante su estadía.

Interacción

En una Feria Comercial, estará compitiendo para adquirir la atención de las visitas con otros expositores. Al crear un evento dentro de otro evento, es siempre una buena solución para atraer prospectos potenciales. Sea creativo al momento de atraer personas alrededor de su stand, por medio de herramientas interactivas, demos visuales, competencias y otros. El primer grupo atraerá un segundo grupo, y querrás que sus visitas recuerden su compañía y lo que usted tiene para ofrecerles.

Desperdicios

Nunca deje desperdicios en su stand! Mantenga limpio el espacio de su exhibición en todo momento. Si lo puede costear, un miembro de su equipo debe estar encargado de esta tarea. Recuerde que su stand es una representación de su compañía. Al mantenerlo limpio y ordenado, estará enviando un mensaje de seriedad a los visitantes y atraerá mas prospectos.

Equipo

Tenga listo su Equipo de Prensa para los diferentes Medios que estarán cubriendo la Feria Comercial. La cual incluye diferentes formatos (resumen del perfil de la compañía / perfil detallado de la compañía - ofertas de producto de servicio / producto primordial etc.) Y soportes (copia transitoria (Soft Copy) y en copia en papel (Hard Copy ). Al tener un Equipo de Prensa bien elaborado y fácil de utilizar, se convertirá en una buena forma de adquirir mayor cantidad de exposiciones

Formulario de inscripción

El formulario de inscripción es la herramienta más importante del vendedor! Es el documento que se llenará con toda la información básica y específica del prospecto.

Prepare este formulario con anticipación y asegúrese de tener suficientes copias que le alcancen durante todo el evento. Hágalo claro, ya que la información que contiene es importante para el seguimiento de la Feria Comercial.

Asegúrese de tener a mano todas sus herramientas para hacer las cosas más sencillas para usted. Por ejemplo; tenga consigo una engrapadora para unir la tarjeta de negocio de su prospecto al formulario.

Sea riguroso en llenar el formulario de inscripción en todo momento y sea claro en lo que se refiere a los intereses del cliente.

Después de la Feria Comercial utilice el formulario de inscripción para proceder en un seguimiento efectivo. No permita que haya mucho tiempo entre el evento y su primer contacto. Asegúrese de contactar usted mismo al prospecto.

Sala de Reuniones

Como expositor, deseará utilizar la Feria Comercial para: tener espacio de trabajo con su equipo, preparar su d?a de trabajo, retroalimentarse después del evento, o recibir a sus clientes en un lugar de trabajo decente.

Reserve su sala de reuniones por adelantado ya que hay muchas solicitudes para estos establecimientos. Obteniendo un punto de referencia acerca del servicio de banquete del hotel contra los servicios de banquetes locales, puede ser una gran forma de ahorrar. Antes de llegar al evento, verifique con el hotel y sus contratistas de que todos los arreglos estén en orden.

Conexion de redes

Las Ferias Comerciales o Conferencias son oportunidades de incrementar su red de contactos de negocios. No permita que se le agote sus tarjetas de negocios ni los volantes de su compañía. Organice sus contactos en categorías relevantes para usted. Tome notas acerca de las personas que ha conocido. Recuerde, los pequeños detalles hacen una gran diferencia, mientras más sepa de sus prospectos, sus competidores o sus surtidores, más fácil será obtener el mejor trato.

Organizador

Los organizadores de Ferias Comercial o conferencias son una gran fuente de información que debería contactar. Pueden darle información precisa como: ¿Cuál es el perfil de los visitantes? ¿Cuántos visitantes llegaron el año pasado? ¿Cuántos anfitriones se esperan? ¿Cómo será distribuido el espacio de la Feria Comercial? ¿Habrá alguna conferencia en donde pueda ser orador?

La mayoría de los organizadores del evento también le podrán proveer con una lista de las compañías que le pueden ayudar con la logística en el evento (banquete, limpieza, la organización de su stand, el envío de sus órdenes etc. )

Plan de mi Feria  Comercial

Para preparar a una Feria Comercial, se necesita saber organizar proyectos. Haga una lista de sus planes y tareas a realizar. Una vez en el evento, su enfoque debe estar en encontrar clientes y surtidores potenciales.
Planear su Feria Comercial con la mayor cantidad de citas que usted pueda alcanzar antes del evento, permite que pueda llevar la mayor cantidad de visitantes a la Feria Comercial.

Calificando al prospecto

Un prospecto calificado es un perfil de cliente que prepara antes del evento y con quien planea pasar algo de tiempo explicando su oferta con la meta de alcanzar una venta.

Sabiendo que un vendedor tiene que estar alrededor de 15 minutos con el cliente para darle una explicación detallada de su oferta y captando su interés, cada miembro del equipo tendrá aproximadamente 35 a 40 discusiones detalladas por d?a. Esto no es mucho; es por eso que se recomienda preparar una lista de preguntas que le ayudarán a identificar sus prospectos de otros visitantes para maximizar el tiempo que pasa con su objetivo.
Preguntas como las siguientes le ayudarán a seleccionar un prospecto calificado:

• ¿Cuál es el precio aproximado del producto o servicio que busca?
• ¿Ya tiene usted algún negocio o investiga para poder abrir una compañía?
• ¿En que país opera? (muy útil cuando tiene acuerdos de distribución trabajando por una cantidad limite de países)

Descanso

Estar de pie todo el d?a en una Feria Comercial es una actividad agotadora. Al final del d?a, vaya a descansar a su hotel. Recuerde, necesita estar en total funcionamiento al dia siguiente

Seminarios y Conferencias

Si tiene un negocio de servicios, asistir o participar de Seminarios y Conferencias son siempre una buena oportunidad de promover su compañía y vender la pericia en su rama. Además, los seminarios y conferencias son regularmente patrocinados por compañías de medios de comunicación, y éstos a su vez, aseguran la calidad de la cobertura del evento.

Al igual que en una Feria Comercial, la lista de seminarios y conferencias es gigante; sin embargo, el tema que cubren es muy preciso. Esto garantiza la presencia de clientes calificados, con quienes tendrá la oportunidad de pasar algún tiempo construyendo relaciones de negocios.

Cuando encuentre un evento similar  a su industria de negocio, lo más sabio es contactar al organizador de la conferencia y proponerle presentar uno de los temas de su campo de pericia. Si esto funciona, es una forma eficiente y poco cara de promover su compañía a prospectos calificados.

Tiempo

Las Ferias comerciales son eventos cortos, y en cuanto a la inversión de su compañía, su tiempo es sagrado. Prepárese  para vender en todo tiempo. Cuando no haya visitas en su stand, utilice su tiempo para limpiar lo que necesite estar limpio, revise y clasifique los formularios de inscripción, u organice su equipo para que acomoden el evento y busquen nuevos contactos.

Cuando alguien se muestra interesado en su compañía, comprométalo activamente, pero en una forma amable para evaluar rápidamente si su perfil es de un cliente calificado.

Desatendido

¿Deja usted su stand desatendido? La exposición de su Feria Comercial es la cara de su compañía en la Feria Comercial. Al dejar desatendido a los visitantes, les dará una mala impresión y por supuesto, pierde la oportunidad de conocer clientes potenciales.

Verificar

Pocos días antes de unirse al Programa de Exhibición Comercial, asegúrese de que todos los arreglos de logística que planeó, hayan sido o serán resueltos en su momento por sus contratistas. No querrá estar resolviendo problemas que pudieron ser anticipados.

¿Cómo vestir?

Los miembros del stand representan la imagen de su compañía en la Feria Comercial. Vista traje de negocio el la línea de estándares de su industria.

Recuerde que estará de pie todo el día, así  es que traiga zapatos cómodos.

Si es visitante, evite carteras de tiras, utilice cómodas maletas con ruedas en donde podrá guardar cualquier tipo de documentación, muestras o presentes.

Compañía XYZ

Sea cauteloso cuando escribe los detalles de la compañía. Solo tiene una oportunidad y un pequeño error puede arruinar grandes esfuerzos. Si es posible, permita que sus prospectos revisen sus notas para evitar malos entendidos. Esto es más recomendado cuando se trata de clientes quienes no hablan el mismo idioma que usted.

Año adelantado

Planear el programa de Feria Comercial con un año de anticipación es necesario para: los propósitos de presupuesto,  fijar metas,  medir  resultados de eventos previos cuya finalidad es la de decidir si se asiste el año siguiente  o no, y para reunir información si considera asistir a nuevas Ferias Comerciales.

Zona

Asegúrese de que cuando los visitantes se detengan, entren a su stand. Ellos tienen que sentirse bienvenidos en su stand. Permítales que se sientan rodeados del ambiente de su compañía; es más fácil iniciar una conversación  de las necesidades de su visita y de lo que su compañía puede ofrecerles.

Contenido por MercaTrade

Regresar a los recursos

Acuerdos Comerciales

Embajadas

Perfiles de Países

Viajes de Negocio

Etiqueta en Negocios

Importar/Exportar

Marketing

Legal

Pago y Finanzas

Articulos

Negocio Ecoamigable

Seguridad en Negocios

Zonas Francas

Bienes Raíces

Franquicias

Ferias Comerciales